Blog

Gestión de Procesos y Proyectos

08/03/2020 por Alberto Pezeiro Introducción al concepto de Gestión de Procesos y Proyectos - es fascinante como la comparación de la Gestión de una Organización con la Gestión de nuestra propia vida es adecuada y sirve como un poderoso recurso didáctico cuando queremos justificar a la Alta Administración por qué vale la pena implementar Programas de Excelencia Operacional o de Mejoría Continua.

Programas de Excelencia Operacional crean una cultura de ir más allá de la rutina. Hace la Organización preocuparse no solo en entregar el básico esperado, sino que todos contribuyan con “algo a más” para llevar la Organización a un nuevo nivel de Desempeño Operacional, Financiero, Social y Ambiental.

Al gestionar nuestras vidas, tenemos actividades rutineras, como alimentarnos, descansar, cuidar de la salud física y mental, gestionar los recursos disponibles y nuestras relaciones sociales. Aunque algunos de nosotros sean mejores gestores que otros, este no es el diferencial.

El diferencial se destaca principalmente cuando evaluamos nuestras vidas a largo plazo —que es lo que llamo de “Proyecto”—. Todo que es realizado fuera de la rutina, con un inicio y fin definidos, y que sirven para mejorar nuestros indicadores personales, algunos involucrando el uso de nuestros recursos y otros involucrando apenas cambios en nuestros comportamientos y prioridades.

Revisar nuestros hábitos alimentarios para perder peso, hacer un MBA y volver a contactar amigos antiguos pueden ser considerados “proyectos”, al paso que algunos de ellos exigen inversiones (como hacer un MBA) y otros no.

Liderazgo y Gestión empresarial - haciendo una comparación con nuestras vidas personales, en las Organizaciones también es posible separar las actividades de Gestión en “rutina” y “proyectos”.

Gestión de Rutina - gestionar la rutina correctamente es una de las principales funciones de un Líder y de sus subordinados. Realizar lo que está descrito en “Funciones y Responsabilidades”, satisfacer los requisitos reglamentarios, seguir los procedimientos y sistemas de informática y solucionar problemas operacionales simples forman parte del mundo que llamamos de “Gestión de Rutina”. Gestionar bien la rutina garantiza que mantendremos el desempeño y que los resultados no deteriorarán.

Proyectos - El principal objetivo de los proyectos es llevar la Organización a un nuevo nivel de desempeño. En términos simples, ellos pueden ser clasificados en tres tipos:

• Proyectos simples: en los cuales ya sabemos qué debemos hacer, no hay inversiones involucradas ni investigación de causa raíz. Normalmente, elaborase un Plan de Acción y su monitoreo es realizado hasta su conclusión;
• Proyectos CAPEX (“Capital Expenditure”): No hay investigación de causa raíz, pero la complejidad del proyecto es alta e involucra la inversión del capital de accionista que monitorea su ejecución y el retorno sobre la inversión realizada;
• Proyectos OPEX (“Operational Excellence”): Proyectos de alta complejidad en los cuales no hay inversión, pero necesitan de investigación de causa raíz. Están normalmente relacionados con la mejoría de desempeño de procesos o de indicadores de la Organización.


























Gobernanza de Proyectos: hay desde empresas que realizan la Gestión de Proyectos de manera totalmente informal a aquellas que poseen un área de la Estructura Organizativa 100% dedicada a la Gestión de Proyectos. Depende básicamente del énfasis que la Alta Administración atribuye a esa disciplina y de la Cultura de la Organización.

La Gobernanza incluye desde la definición de los temas de los proyectos, como definir sus Líderes, monitorear el progreso e informar su impacto a la Organización.

Metodologías: existen diferentes metodologías de Gestión de Proyectos y Mejoría de Procesos. Normalmente, su elección dependerá de las experiencias anteriores de la Alta Administración con esa metodología, la antigüedad de quién liderará los proyectos y de su complejidad.

Las ventajas de adoptar una metodología para gestionar los proyectos son innumerables:

• Documentación
• Disciplina del trabajo en equipo
• Facilitar el uso de las herramientas en el momento apropiado
• Gestión de conocimiento

El objetivo final - los proyectos de las organizaciones sirven para que todos los empleados puedan contestar a la pregunta fundamental que toda Organización debería hacerse constantemente:

“¿Qué queremos hacer diferente para llevar la Organización a un nuevo nivel de desempeño?